Oleh Maria Wongsonagoro, PR Consultant & President Director of IPM Public Relations

JAKARTA, PRINDONESIA.CO - Mengapa? Karena pemahaman pimpinan tentang PR  sebagai fungsi manajemen strategis dan penerapannya merupakan salah satu prasyarat komunikasi berjalan dengan efektif dalam suatu instansi pemerintah.

Banyak pimpinan yang sangat fasih dan ahli tentang manajemen di segala bidang yang dibutuhkan untuk memimpin suatu instansi pemerintah dan fit and proper test merupakan bukti kemampuannya sebelum ditunjuk. Namun belum tentu para pemimpin itu fasih betul tentang PR dan komunikasi. Ilmu yang dibutuhkan untuk membangun reputasi, mengelola persepsi, mendapatkan kepercayaan publik, dan melindungi reputasi instansi pemerintah yang dipimpinnya. Kefasihannya akan teruji bila instansi pemerintah yang dipimpinnya mengalami krisis.

Bila krisis terjadi, hal yang dapat dipastikan adalah panik yang melanda jajaran instansi, dari atas hingga bawah. Dalam kepanikan tersebut sulit sekali sebab-sebab terjadinya krisis dapat diperoleh dalam waktu yang singkat untuk disampaikan kepada publik karena membutuhkan waktu untuk itu.

Apalagi memikirkan suatu strategi komunikasi yang paling tepat dan efektif untuk menangani krisis, karena bernafas saja mungkin sulit dalam keadaan panik. Berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelidiki sebab terjadinya krisis? Berapa jam? Berapa hari? Sementara itu, 10 menit sejak terjadinya krisis, media sosial dan media siber sudah ramai membicarakannya.

Di sinilah perlu pemimpin yang paham sekali tentang PR dan komunikasi karena situasi krisis membutuhkan pengarahan dari top decision maker, para pembuat keputusan tertinggi, baik untuk komunikasi internal maupun eksternal. Para pemimpin perlu menyadari bahwa bila krisis terjadi, sudah terlambat untuk bertindak dengan efektif bila tidak ada persiapan.

Oleh karena itu, pemahaman praktik PR dan komunikasi diperlukan untuk menetapkan sistem dan prosedur penanganan isu atau manajemen isu yang merupakan sistem dan prosedur proaktif untuk menangani berbagai isu yang mungkin dapat terjadi, sebelum isu berkembang menjadi krisis. Namun, bila krisis terjadi, crisis management dan crisis communication management dapat dimobilisasi untuk mempersingkat kejadian krisis.

Simulasi Krisis

Dalam sistem dan prosedur issues management, instansi perlu membentuk tim penanganan isu, issues management team. Terdiri dari para wakil bagian-bagian yang terkait dan dikoordinasikan oleh kepala humas/corporate communications dengan arahan pimpinan. Singkatnya, berbagai isu yang kemungkinan terjadi, diproses oleh tim. Proses tersebut mencakup informasi tentang isu, stakeholders, penetapan strategi komunikasi, pesan kunci, action plan, timeline, dan pihak-pihak eksternal yang dapat mendukung instansi apabila terjadi krisis.

Untuk menjaga komunikasi seragam dan teratur, buatlah briefing document, panduan komunikasi bagi juru bicara utama dan juru bicara lain yang mungkin ditunjuk. Dan apabila krisis terjadi, issues management team menjelma menjadi crisis management team dan crisis communication management team yang sudah siap, battle ready, karena sudah melaksanakan berbagai simulasi.

Simulasi seperti berbagai simulasi menghadapi bencana perlu sekali dilakukan dalam sistem dan prosedur issues management. Isu disimulasikan seolah-olah telah terjadi krisis. Dan, simulasi dilaksanakan bersama semua stakeholders terkait dengan peristiwa krisis. Karena banyaknya pihak yang perlu melaksanakan simulasi untuk menangani krisis nasional, simulasi dapat dilaksanakan berurutan oleh berbagai kelompok terkait. Repot memang, namun bila krisis benar-benar terjadi, tim sudah siap.