Oleh: Maria Wongsonagoro, PR Consultant, President Director of IPM Public Relations, PR INDONESIA Guru.

JAKARTA, PRINDONESIA.CO -  Tujuannya, agar semua pihak dapat memahaminya dan bergerak secara bersama untuk melawan musuh mematikan namun tidak terlihat. Yang utama untuk disampaikan adalah protokol kesehatan. Semua anggota masyarakat diharapkan menaati.

Namun, saya ingin membahas tentang perlu adanya suatu protokol komunikasi untuk menunjang penyampaian pesan dan informasi kepada publik.  Karena saya belum melihat adanya penulisan tentang protokol komunikasi, maka saya mencoba urun rembuk untuk menyumbangkan pemikiran tentang ini.

Yang perlu menaati protokol komunikasi adalah mereka yang bertugas mengkomunikasikan pesan dan informasi pandemi Covid-19. Baik itu pejabat instansi pemerintah, swasta, ataupun individu. Mari kita fokus pada tampilan para juru bicara di televisi.

Agar pesan dan informasi tersampaikan dengan efektif, bila diwawancarai di televisi, masker boleh dilepas. Namun perlu untuk mengindahkan aturan jaga jarak, baik dengan para pewawancara maupun dengan orang-orang yang mengelilingi juru bicara. Staf Humas maupun corporate communications dapat membantu dengan menempatkan juru bicara terpisah dari pihak-pihak lain. Dilatarbelakangi suasana yang tidak ramai, baik secara visual maupun audio, bila memungkinkan.

Sebaiknya, hindari juru bicara dikelilingi oleh staf atau pihak-pihak lain. Selain tidak mengindahkan aturan jaga jarak, orang-orang yang mengelilinginya itu mengganggu, mencuri perhatian dari apa yang sedang dikomunikasikan oleh juru bicara. Mungkin ada yang bercanda, ada facial gestures atau gerak gerik wajah yang tidak pada tempatnya. Ada yang menggunakan HP, ada yang memakai masker aneh, bahkan ada yang tidak memakai masker. Ini bukan contoh yang baik. Kalau toh juru bicara masih ingin menggunakan masker, perlu latihan berbicara dengan suara agak keras dan jelas.

Yang juga perlu diperhatikan adalah bila juru bicara berada di lapangan  dan memakai topi pada saat wawancara.  Eye contact atau kontak mata itu penting saat menyampaikan pesan kepada para pemirsa. Oleh karena itu, pastikan topi tidak menutup mata.

Selain itu, sebaiknya juru bicara tidak menggunakan kaca mata gelap, sebab tidak akan ada eye contact.  Bisa dibayangkan bila juru bicara menggunakan topi, kaca mata gelap dan masker.  Menurut saya, percuma diwawancarai karena wajah tidak terlihat dan komunikasi tidak akan efektif. Bila juru bicara memilih menggunakan masker, maka pastikanlah bahwa masker digunakan dengan benar, bukan di bawah hidung.

Perlu Pelatihan

Menetapkan suatu protokol komunikasi untuk menyampaikan pesan dan informasi sudah tentu dilaksanakan dengan syarat bahwa para juru bicara sudah menjalani pelatihan effective communication skills, media coaching and interviews, speaking on television dan pelatihan lain. Di banyak perusahaan global dan multinasional, para juru bicara tidak diperkenankan untuk berbicara di depan publik sebelum mengikuti berbagai pelatihan yang dibutuhkan.  Hal ini dikarenakan, juru bicara mewakili instansi atau perusahaan dan salah penyampaian pesan atau informasi dapat berakibat buruk bagi instansi atau perusahaan yang diwakili.

Bila memang protokol komunikasi dapat diterima, aturan dapat diintegrasikan pada Panduan Komunikasi instansi atau perusahaan. Sehingga, juru bicara dari jajaran paling atas dan jajaran berikutnya dapat menaati aturan tersebut. Sudah tentu setiap instansi dan perusahaan mempunyai Panduan Komunikasi, sudah punya kan?