Prinsip Hadapi Krisis  
03 November 2017
Ratna Kartika
0
Prinsip Hadapi Krisis  
Pahami potensi dan proses krisis.
Ratna/PR Indonesia

JAKARTA, PR INDONESIA.CO - Membahas krisis memang tidak pernah ada habisnya. Seperti tema yang diangkat PR Newswire saat mengadakan agenda rutin Media Coffee di Jakarta, Rabu (1/11/2017). Di acara bertema “Manajemen Isu dan Krisis di Tengah Era Baru Media” tersebut hadir empat pembicara antara lain, VP Corporate Communication PT Kereta Commuter Indonesia Eva Chairunisa, VP Corcomm PT Pertamina (Persero) Adiatma Sardjito,  Director of Business Development Ogilvy Vishnu Mahmud, dan Managing Editor The Jakarta Globe Muhammad Al-Azhari.

Krisis pastilah membuat panik. Tapi menurut Adiatma, PR bisa mengelola krisis dengan baik apabila memiliki sistem dan sering latihan. Yang jelas, kata pria yang akrab disapa Adi itu, pastikan komunikasi terbuka 24 jam, jangan sampai menyalahkan pihak lain, tunjukkan iktikad baik bertanggung jawab dan mencari solusi, kumpulkan data selengkapnya, identifikasi dimana titik masalahnya, tau apa yang harus disampaikan, satu suara, hindari no comment atau out of the record, tell the truth but not the whole truth, penanggulangan secara tepat sesuai SOP, konsisten menginformasikan perkembangan penanggulangan terkini. Adi menilai, tiap krisis adalah ilmu yang berharga. “Bahkan sebaiknya, kita membuat buku setelah melewati krisis. Kita jadi tahu strategi komunikasi yang dilakukan. Pengalaman ini bisa jadi warisan terbaik,” ujarnya.

Di era “banjir” informasi, PR juga harus bisa mengidentifikasi viral. Pertamina memiliki agen yang memantau pertumbuhan pemberitaan di media sosial. “Kami juga menerjunkan karyawan dibawah usia 35 sebagai volunteer untuk mengonter isu di media sosial dan merangkul blogger,” bebernya

 

Petakan Masalah

Sementara PR KCI harus melakukan strategi khusus mengingat karakter perusahaannya yang bersentuhan langsung dengan pengguna.  Yang terpenting, kata Eva, PR harus memahami potensi dan proses krisis yang akan terjadi. “Inilah pentingnya monitoring media. Dari sini kita bisa melakukan pemetaan untuk menentukan langkah yang harus dilakukan dan diolah saat menangani krisis,” kata ibu dua anak ini yang bersama timnya dalam kurun waktu 1 – 3 jam pascakrisis bisa memberikan 3 – 4 rilis ke media untuk memberikan informasi perkembangan penanganan terkini. “Ini penting, agar media tidak berkutat membahas apa yang berkembang, tapi penanganan apa yang sudak kami lakukan,” imbuhnya.

Pada saat itu, Eva melanjutkan, ia bahkan menyiapkan daftar dan pertanyaan yang dibuat sendiri secara tertulis yang sekiranya akan ditanyakan oleh wartawan, khususnya untuk memenuhi kebutuhan pewarta cetak, kemudian ia sebar melalui kanal Whatsapp. Ia juga sudah menyiapkan jawaban berupa rekaman suara untuk keperluan pewarta radio, dan Skype untuk jurnalis televisi. Upaya ini dilakukan agar media tidak bertanya kepada narasumber selain spokesperson sementara juru bicara yang ditunjuk belum tiba di lokasi.

Langkah ini juga bermanfaat untuk menjaga emosi. Sebab saat krisis, ada kalanya PR harus berhadapan dengan puluhan media, memenuhi permintaan wawancara berkali-kali, hingga talk show dari berbagai stasiun televisi.  “Cara ini efektif. Permintaan wawancara secara langsung yang melelahkan, kesalahan ucap bisa diminimalisasi,” ujar Eva yang berpendapat krisis tidak melulu dipandang buruk. Saat perhatian sedang terpusat pada perusahaan, di sinilah kesempatan PR memberi edukasi.

Sementara menurut Vishnu ada kata kunci yang harus dilakukan PR saat menghadapi krisis seperti yang dikutip dari pernyataan investor dan filantropis asal Amerika Serikat, Warren Buffet, “Get it out, get it done, get it right,” ujar pria asli Malang, Jawa Timur ini. Semuanya harus diatasi dengan cepat. “Saat krisis, kita memang tidak mengetahui semua fakta. Tapi, sampaikan dulu yang kita tahu. Minta maaf, ini faktanya, ini yang kita sudah lakukan. Selebihnya, we let you know,” katanya seraya menambahkan upaya ini tidak akan tercapai jika PR tidak siap dan tidak memiliki skenario dalam menghadapi krisis. 

Ketika terjadi krisis, ubah semua tampilan laman resmi menjadi gelap—dark side. “Ketika dibuka, hanya ada rilis, informsi terkini, media call, emergency call,” katanya seraya menampilkan contoh laman Air Asia ketika pesawat mereka QZ 8501 hilang kontak tahun 2014. Vishnu lantas menyampaikan sepuluh prinsip yang harus dilakukan PR saat menghadapi krisis. Di antaranya,  buat minimal lima skenario krisis (kebakaran, kecelakaan kerja, dsb), kecepatan, rasakan masalahnya, informasi terpusat, siapkan tim, tentukan spokesperson, pastikan tone tetap terjaga, buka semua kanal komunikasi, jaga relasi kepada seluruh pemangku kepentingan, ketahui apa yang media butuhkan.  

Seperti kata Azhari dari The Jakarta Globe, “Yang kita mau itu, PR responsif ketika dihubungi. Kami ini tidak tahu, jadi tolong kami diberi informasi dan penjelasan.” rtn

BACA JUGA
tentang penulis
komentar (0)

LATEST POST