Sufintri Rahayu, Traveloka: PR Semakin Efisien dan Efektif
27 Maret 2019
canis
0
Sufintri Rahayu, Traveloka: PR Semakin Efisien dan Efektif
Cara mengakselerasi karyawan itu ada tiga: hard skill, soft skill, dan behaviour.
Dok. PR INDONESIA/ Roni

JAKARTA, PRINDONESIA.CO - Kami bertemu tiga hari kemudian di kantornya di Jakarta. Tepatnya, Senin (8/10/2018), satu jam sebelum makan siang, dua jam sebelum ia tenggelam ke dalam aktivitas yang biasa dia sebut: never ending meeting, dan dua hari sebelum perempuan kelahiran 31 Januari 1978 itu berangkat memenuhi undangan IMF di Bali. Berawal dari pertemuan di suatu acara di Jakarta yang penuh kesan, PR INDONESIA menemukan fakta pengalaman berkariernya selama 20 tahun sebagai public relations (PR) tak bisa dipandang sebelah mata. Kepada Ratna Kartika, perempuan yang mengibaratkan bekerja di perusahaan unicorn seperti Traveloka bagaikan menjalankan the ultimate dream itu berkisah.

Seperti apa dunia PR membentuk Anda selama 20 tahun ini?

Saya, tuh, selalu melihat diri saya sebagai communicator bukan PR. Untuk itu, tugas saya adalah untuk membantu  perusahaan mengembangkan strategi komunikasi yang efektif dan efisien, kemudian saya jahit untuk dikomunikasikan kepada stakeholder mereka. Tugas itu telah saya lakukan di berbagai perusahaan dan latar belakang industri. Ragam pengalaman tadi pada akhirnya membuat saya mampu memiliki cara pandang general (helicopter view), lalu  mengaplikasikan cross strategy dari berbagai industri.

Saya adalah alumni Jurusan Ilmu Komunikasi, Universitas Padjadjaran, Bandung. Selepas kuliah, saya mengawali karier di organisasi nirbala, The ASEAN Secretariat, sebagai marketing communications—tempat di mana saya mulai membangun jejaring. Lalu, hijrah ke agensi PR. Di sini, saya ditempa cara membangun relasi dengan media, membuat rilis, melakukan media monitoring, menghitung ROI, mengelola SDM, talent, sampai menangani krisis komunikasi untuk klien dari berbagai latar belakang seperti fast moving consumer goods,  manufacture, hingga politik.

Enam tahun menimba ilmu di dunia agensi PR, saya pindah ke British American Tobacco (BAT). Saat itu mereka memutuskan untuk membeli seluruh aset Bentoel, perusahaan rokok lokal, dan membutuhkan head of corporate communications. Di sinilah ketangguhan saya mengelola komunikasi internal diuji.

Ya, adanya perubahan manajemen dan akulturasi budaya kerja antara perusahaan lama dengan yang baru, membuat 80 persen fokus saya lebih banyak dikerahkan untuk mengelola dan menyusun strategi komunikasi ke dalam, sementara 20 persennya ke eksternal.

Strategi komunikasi internal apa yang Anda lakukan saat itu?

Kami membuat yang namanya Your Voice dan Agent of Change. Nah, Your Voice itu adalah survei komunikasi internal untuk karyawan. Tiap bulan kami melakukan survei untuk mengetahui mood karyawan, kami menyebutnya mood tracker. Langkah ini harus dilakukan karena ada penyesuaian yang harus dilakukan ketika suatu perusahaan membeli perusahaan baru.

Bulan pertama, biasanya mereka bingung— somewhere lost. Bulan kedua, mulai muncul hate. Bulan ketiga, pecah—ada yang  memutuskan mengundurkan diri. Proses ini natural terjadi.

Ketika kita melakukan program itu, kita akan dapat mengetahui tingkat keberhasilan strategi komunikasi internal dalam kurun waktu enam bulan pertama. Kalau persentasi mood-nya naik atau bahagia, berarti strategi komunikasi yang kita lakukan sudah tepat. Sebaliknya, kalau tambah drop, segera lakukan  strategi lain. Contoh, pemimpin turun ke bawah, mengadakan sesi one on one antara direktur dengan level di bawahnya,  atau kalau perlu, menaikkan gaji. Selanjutnya, kami membuat agent of change—duta perusahaan. Biasanya, yang kita pilih itu justru karyawan yang vokal atau tadinya somewhere lost. Merekalah yang harus lebih banyak kita dekati, berikan pemahaman, dan program khusus. Kalau tidak bisa menyesuaikan, biasanya mereka memilih mundur.

Tahun kedua, baru, deh, konsentrasi kami lebih banyak untuk mengelola pabrik. Tiap hari, ada saja krisis komunikasi. Mulai dari demo sampai pekerja harian yang mengalami kesurupan, he-he. Tapi dari situ, lagi-lagi saya belajar.

Selama 1,5 tahun bekerja untuk Avrist, banyak sekali perubahannya. Apa alasan yang membuat Anda memutuskan hijrah ke Traveloka?

Takdir. Saya bertemu founder dan CMO Traveloka setahun lalu. Awalnya, hanya sekadar ngobrol 30 menit. Tanpa terasa, menjadi dua jam. Ternyata, kami memiliki keselarasan mulai dari cara pandang tentang dunia, nilai kehidupan, budaya kerja, publik, teknologi, sampai PR. Ketika itu mereka menyampaikan kebutuhannya terhadap keberadaan PR and communication. Selama ini tugas PR hanya dikerjakan secara fungsional oleh PR manager. Sementara perusahaan mereka sedang gencar melakukan ekspansi ke Asia Tenggara seperti Thailand, Vietnam, Singapura, Malaysia, dan Filipina. Saya terima tawaran itu. Sebab, dari lubuk hati terdalam, saya merasa jauh lebih bahagia jika menjalankan fungsi komunikasi sesuai panggilan jiwa saya selama ini.

Adakah perbedaan antara PR yang bekerja di industri teknologi digital dengan PR di industri lain?

Sebenarnya konsep dasar PR itu dimana-mana sama. Bahwa tujuan dan obyektif PR adalah membangun reputasi, brand, dan membantu perusahaan agar setiap stakeholder memiliki persepsi yang sama.

Hanya, karena keseharian aktivitas perusahaan yang bergerak di industri seperti kami ini dekat dengan teknologi, ibaratnya teknologi sudah mengalir dalam aliran darah kami, maka tanpa disadari cara PR-nya berkomunikasi pun selalu menggunakan saluran komunikasi terkini. Perbedaan ini biasanya disadari ketika kita berinteraksi dengan orang lain. Bahwa dalam berkomunikasi, kami lebih banyak menggunakan digital, memanfaatkan banyak platform yang dapat membantu kita untuk berkolaborasi sehingga jarak dan waktu tidak lagi menjadi halangan untuk kita dapat menyelesaikan pekerjaan, ketimbang mereka yang tidak bekerja di industri teknologi.

Perbedaan lain, perusahaan yang bergerak di industri teknologi digital dikenal memiliki kompetisi yang tinggi, pace-nya berkembang cepat. Kondisi ini, mau tidak mau, membuat PR harus terus belajar dan keep up dengan tren teknologi global yang berubah sangat dinamis.

Sebagai PR, saya justru tidak melihatnya sebagai tantangan, tapi beruntung karena kami adalah the new adaptor. Tugas kami sebagai the new adaptor adalah menerjemahkan dan meyakinkan kepada audiens kami bahwa sesuatu yang baru yang tadinya tampaknya mustahil ini bukan lagi mimpi. Bahkan, bisa menjadi tren yang kemudian digunakan oleh seluruh publik dan mengubah perilaku.

Contoh, pertama kali founder kami menemukan ideologi tentang agen perjalanan daring, publik tidak bisa langsung menerima. Dengan pola pikir lamanya, mereka sulit membayangkan bagaimana sesuatu yang baru ini bekerja. Ketika sudah direalisasikan, pengunaan platform teknologi—yang mungkin sebelumnya hanya bisa disaksikan di filmfilm bergenre fiksi—sudah menjadi bagian tak terpisahkan dari aktivitas keseharian masyarakat. Jangankan merancang perjalanan, beli gas, sampai obat saja sekarang bisa lewat aplikasi.

Terjadilah perubahan perilaku. Dulu, (orang) menarik dilihat dari sudut pandang materi. Sekarang, orang menilai kita menarik jika kita hidup happy dan punya banyak pengalaman (cerita) seru.

Apa yang diharapkan perusahaan terhadap keberadaan PR?

Mereka ingin keberadaan PR dan komunikasi lebih strategis dan matang. Pertama, PR bisa memberikan saran tentang apa yang harus dan prioritas untuk dilakukan oleh perusahaan. Kedua, PR bisa membantu bisnis agar produk-produk kami lebih dikenal. Untuk mewujudkannya, kami tidak perlu tim besar, tapi efisien dan kompeten. Nah, yang saya lihat karyawan di Traveloka itu tergolong gen kelas A. Masing-masing kompeten di bidangnya sehingga saya tidak mengalami kesulitan dalam memberikan arahan. Selanjutnya, tinggal pintar-pintar mengelola proritas dan keinginan.

Reputasi apa yang ingin dibangun Traveloka?

Kami ingin dikenal sebagai perusahaan teknologi penyedia jasa yang berkaitan erat dengan travel dan gaya hidup yang selalu mendengarkan serta mengedepankan kebutuhan pelanggan (user centric).

Seperti apa perkembangan struktural PR di Traveloka saat ini?

Sebagai perusahaan yang tumbuh dengan cepat, organisasi kami boleh dibilang unik. Saya, sebagai Direktur PR, misalnya, membawahi langsung tim PR. Tim PR ini lebih banyak mengelola relasi dengan media dan external stakeholder. Tapi, saya juga membantu menyupervisi internal communication dan government relations. Ibaratnya, saya yang menjahit pesan, sekaligus konduktor yang memimpin orkestra komunikasinya.

Hal apa yang paling penting dilakukan saat krisis?

Berempati. Kita harus memikirkan lebih banyak dampak yang dialami stakeholder ketimbang diri kita sendiri. Jadilah juru bicara yang baik dan lakukan kolaborasi.

Menurut Anda, kompetensi apa yang harus dimiliki PR saat ini?

Paling pertama, PR harus suka menulis. Saya kurang setuju kalau PR dipresepsikan sebagai orang yang suka bicara. Sebaliknya, tugas PR lebih kepada menyiapkan orang lain supaya yang bersangkutan percaya diri untuk berbicara di depan publik. Kedua, dia harus berada di posisi strategis sesuai levelnya. Ketiga, suka mendengarkan. Dengan mendengarkan, kita jadi memiliki wawasan yang luas dan bisa menjadi juru bicara yang baik. Banyak, lho, praktisi PR yang karakternya introver, tapi kontekstual ketika bicara di hadapan publik. Terakhir, suka membangun relasi/engagament dengan orang lain.

Sejak kapan memiliki passion di bidang PR?

Sejak SMA. Momentumnya ketika OSIS, saya ditempatkan sebagai humas. Supaya bisa menjalankan tugas dengan baik, saya mencari banyak informasi tentang humas dari buku. Sementara soal kemampuan menulis, terasah dari hobi saya menulis cerpen. Tapi, bukan cerita fiksi. Bagi saya, PR bukan hanya profesi, melainkan sudah menjadi bagian dari hidup. Fungsi PR saya terapkan tidak hanya dalam pekerjaan, tapi juga kehidupan sehari-hari. Seperti, cara saya mendidik anak. Bagaimana saya berdiplomasi dan meyakinkan dia. Intinya, saya sudah dalam tahap tidak ada masalah yang tidak bisa diselesaikan dengan komunikasi.

Apa yang dilakukan ketika waktu luang?

Travelling. Saya dan keluarga selalu menyempatkan waktu untuk jalan-jalan bareng. Bahkan kami selalu meluangkan waktu ke luar kota setiap bulan. Lagipula, sekarang travelling ke tempat impian sudah bukan hal yang mustahil. Kan, ada PayLater, bayar dengan cara menyicil sembari menyusun itinenary dan berburu voucher atraksi. Anak saya sudah kami ajak travelling sejak bayi. Percaya atau enggak, kemampuan beradaptasinya jadi tinggi. Dia bisa makan apa dan di mana saja, naik pesawat dari kelas bisnis sampai ekonomi. Kalau dalam perjalanan, ruangannya terbatas, dia tinggal pasang earphone.

Apa mimpi yang ingin dicapai?

Saya dan suami sepakat bahwa semua lini kehidupan kami saat ini adalah untuk mendukung merealisasikan mimpi-mimpi anak kami. Misalnya, kami bermimpi anak kami bisa menempuh pendidikan di sekolah yang mengedepankan EQ dan IQ. Untuk itu, orangtuanya biasanya juga harus sekolah. Makanya, saya mencari pekerjaan yang menganut flexi hour. Begitu juga dengan suami saya.

Apa prinsip hidup Anda?

Fokus pada kehidupan sendiri, others will follow. Saya orangnya enggak suka kepo. Makanya, saya tidak punya media sosial selain LinkedIn. Tapi, saya kepo untuk urusan pekerjaan dan segala perkembangannya. (rtn)

Selengkapnya baca PR INDONESIA versi cetak dan SCOOP edisi 43/ Oktober 2018Hubungi Sekhudin: 0811-939-027, [email protected]

BERITA TERKAIT
BACA JUGA
tentang penulis
image profile
canis
Just Another Me Around the World.
komentar (0)
TERPOPULER

Event

CEO VIEW

Interview

Figure

BERITA TERKINI